Jag har nyligen märkt att Millennial-generationens trend med telefonundvikande snabbt sprider sig till människor i alla åldrar. Det började med smartphones. Sms ersatt lämnar röstmeddelanden och hela konversationer äger rum nu med tummen. Att ringa någon har nu blivit lågt på listan över kommunikationsprioriteter och till och med ofta missgynnat.
Visst har skriftlig kommunikation sina fördelar.
- Du kan få meddelandet om den andra personen är tillgänglig eller inte.
- Du kan svara utan att oroa dig för tidszoner eller sömnmönster.
- Du behöver inte slösa tid med oönskat chatty skvaller.
Men telefonen har fördelar som text och e-post aldrig kommer att övervinna. Det är fortfarande ett viktigt verktyg för affärsetikett och bör betraktas lika i dagens kommunikationsmiljö. Här är 10 scenarier där ett telefonsamtal gör jobbet bäst.
1. När du behöver omedelbart svar
Problemet med text eller e-post är att du aldrig vet när någon kommer tillbaka till dig. Du gillar att tro att den andra personen sitter där och väntar på ditt meddelande, men det är inte alltid sant. Dessa dagar när någon ser ditt namn på den ringande telefonen vet de att du gör en extra ansträngning för att prata med dem. Naturligtvis om de är riktigt upptagna, i ett möte, sover eller gömmer sig från dig, kommer nummerpresentatören att ge dem tips och du går till röstbrevlådan, som de sällan kontrollerar ändå. Nu kan du åtminstone uttrycka dig med hjärtliga känslor .
hur lång är chase utley
två. När du har komplexitet med flera personer
Min fru Van samordnade nyligen ett utomeuropeiskt engagemang för mig och det var sex olika personer i flera tidszoner involverade i logistiken. Efter fem kryptiska e-postkonversationer som skapade mer förvirring skrek hon bokstavligen på datorn. Slutligen föreslog jag ett konferenssamtal. På 30 minuter besvarades alla frågor, alla var i linje och Van gick från frustrerad till lättnad. Hon är nu en nyrekryterad telefonadvokat.
3. När du inte vill ha en skriftlig skiva på grund av känslighet
Du vet aldrig vem som kommer att se ett e-postmeddelande eller en text. Det är sant att telefonsamtal kan spelas in ... men inte lagligt i de flesta stater utan föregående meddelande eller en domares beslut. Om du inte är helt bekväm med att ditt meddelande kommer i någons händer, är det bäst att använda telefonen för samtal som kräver diskretion.
Fyra. När den känslomässiga tonen är tvetydig, men borde inte vara
Ibland räcker inte ett smiley för att förmedla verkliga känslor. Uttryckssymboler hjälper till att rikta in känslomässigt sammanhang, men när människors känslor står på spel är det bäst att låta dem höra exakt var du kommer ifrån. Annars kommer de naturligtvis att ta det värsta .
5. När det finns konsekvent förvirring
De flesta tycker inte om att skriva långa mejl och de flesta tycker inte om att läsa dem. Så när det finns massor av detaljer som skapar förvirring fungerar telefonsamtal effektivt för att skapa tydlighet. Först och främst kan du prata cirka 150 ord per minut, och de flesta skriver inte så snabbt. För det andra kan frågor besvaras i sitt sammanhang så att du inte får ett oändligt spår av fram och tillbaka frågor och svar.
6. När det är dåliga nyheter
Detta borde vara uppenbart, men tyvärr kommer många människor att ta en feg inställning till att dela svåra nyheter. Var inte en av de känsliga människorna. Gör det om den andra personen och inte om dig. Humanisera situationen med empati de kan höra.
7. När det finns mycket viktiga nyheter
Bra eller dåligt, om det finns betydelse för informationen, måste mottagaren förstå vikten bortom ett dubbelt utropstecken. Troligtvis kommer de att ha omedelbara frågor och du bör vara redo att ge sammanhang för att förhindra oönskade slutsatser .
8. När schemaläggningen är svår
Efter att ha gått fram och tillbaka flera gånger med en kollegas assistent som försökte hitta ett tillgängligt datum och tid ringde jag äntligen bara henne. Nu behövde jag inte oroa mig för att tidsluckan skulle fyllas när hon läste mitt e-postmeddelande. Vi pratade bara med kalendrar i handen och slutförde på fem minuter vad som hade upprört oss under tre dagar. Senare samma dag såg jag en av mina matkompisar tillbringa 20 frustrerade minuter med Open Table och föreslog slutligen att han helt enkelt skulle ringa restaurangen. På tre minuter hade han en reservation och ett lite generat leende.
9. När det finns en antydan till ilska, förseelse eller konflikt i utbytet
Skriftliga meddelanden kan ofta tas på fel sätt. Om du ser ett meddelande som föreslår någon form av problem, låt det inte fester - eller värre försök att reparera det - med mer känslomässig kommunikation. Plocka upp telefonen och lös problemet innan det går ur kontroll.
10. När en personlig touch kommer att gynna
När du vill ansluta känslomässigt till någon och ansikte mot ansikte är inte möjligt, använd telefonen. Låt dem höra omsorg i din röst och uppskattning i ditt hjärta.
Gilla det här inlägget? Om så är fallet kan du registrera dig här och aldrig missa Kevins tankar och humor.
hur gammal är richard lewis
